WordPress is veel meer dan alleen maar een blogging platform en content management systeem. Vandaag leggen we uit hoe je zelf een factureringssysteem kunt opzetten in WordPress. Hiervoor kun je gebruik maken van verschillende plugins, maar wij hebben gekozen voor de Sliced Invoices plugin.
Over Sliced Invoices
Sliced Invoices is een gratis WordPress plugin die je de mogelijkheid biedt om vanuit WordPress facturen aan te maken. De plugin is eenvoudig in gebruik, mobiel-vriendelijk en uitgerust met handige vele features, waaronder:
- Mooi ontworpen templates – Er zijn drie standaard templates om uit te kiezen. Deze kun je customizen door zelf wat CSS toe te voegen. Het is ook mogelijk om je eigen template te creëren.
- Rapportage functie – Alle belangrijke data, zoals de status van uitstaande facturen en maandelijkse cijfers, worden verzameld in een compleet overzicht.
- Online betalingen – Je kunt betalingen accepteren via PayPal, creditcard of Stripe.
- Opties voor BTW en munteenheden – Sliced Invoices biedt je de mogelijkheid om BTW aan je facturen toe te voegen. Ook kun je elke gewenste munteenheid gebruiken.
Sliced Invoices configureren
Zodra je de Sliced Invoices plugin hebt geïnstalleerd en geactiveerd, verschijnt er een nieuw Sliced Invoices menu in de zijbalk van je WordPress Dashboard. Voor je aan de slag gaat met het aanmaken van je facturen, is het belangrijk om de instellingen te configureren.
- Algemene instellingen
Hier kun je wat basisinformatie toevoegen, zoals de begin- en einddatum van het fiscale jaar en footer details die op je facturen zullen worden weergegeven.
- Zakelijke instellingen
Hier vul je al je zakelijke informatie in, zoals je bedrijfsnaam, adres, website, e-mail, telefoon en KvK-nummer. Je kunt ook je bedrijfslogo uploaden. Deze gegevens zullen op je facturen worden gebruikt.
- Factuur instellingen
Hier kun je het template voor je facturen selecteren en indien gewenst customizen. Verder kun je uiterlijke betaaldata en algemene voorwaarden invoeren.
- Betalingsinstellingen
Behalve het configureren van de munteenheid en het BTW-tarief kun je ook de bankgegevens van je zakelijke rekening opgeven. Als je betalingen via PayPal wil accepteren, moet je je PayPal gegevens op deze pagina invoeren.
Een factuur aanmaken
Nu je de instellingen hebt geconfigureerd is het tijd om je eerste factuur te maken.
- Klik op Invoices > Add New Invoice.
- Voer de titel en beschrijving in (deze zijn niet zichtbaar voor je cliënt)
- Bij Line Items kun je alle details van de uitgevoerde werkzaamheden invoeren. Je kunt zoveel items toevoegen als je wil.
- Bij Invoice Details kun je informatie invoeren zoals de gegevens van je cliënt, het factuurnummer, de datum en meer. De meeste details worden automatisch ingevuld als je alles goed geconfigureerd hebt.
- Om een nieuwe cliënt aan te maken klik je op Add New Client. Er verschijnt dan een pop-up venster waar je de naam, bedrijfsnaam, het e-mailadres en het wachtwoord van de cliënt kunt invoeren. Als je klaar bent klik je op Add New User. De volgende keer dat je deze cliënt een factuur wil sturen, hoef je alleen maar de naam uit het Choose Client dropdown menu te kiezen.
- Zodra je alle vereiste velden hebt ingevuld klik je op Publish.
- Je kunt nu teruggaan naar de Invoices sectie, waar je nieuwe factuur te vinden is. Je kunt ook de link naar de factuur naar je cliënt mailen.
Wat je nog meer met Sliced Invoices kunt
- Behalve voor het opmaken van facturen kun je Sliced Invoices ook gebruiken om offertes op te stellen.
- Er is een Client Area extensie beschikbaar, die een veilig Dashboard voor je cliënten creëert. Ze krijgen dan een eigen gebruikersnaam en wachtwoord waarmee ze kunnen inloggen om alle facturen en offertes te bekijken. Ze kunnen hier ook bestanden exporteren en hun bedrijfsgegevens aanpassen.
- Heb je een groot project gescoord en wil je om een aanbetaling vragen, dan is de Deposit Invoices extensie ideaal.
- Met de Recurring Invoices extensie kun je zorgen dat herhaaldelijke facturen (die je bijvoorbeeld elke maand moet versturen) automatisch worden aangemaakt op vooraf ingestelde intervallen.
Tot slot
Het creëren van een factureringssysteem is heel eenvoudig met de Sliced Invoices plugin. En doordat je de functionaliteit kunt uitbreiden met diverse extensies, kun je het systeem helemaal naar je eigen behoeften aanpassen.
