Facturen sturen via een WordPress website

Eén van de meest lastige dingen aan het versturen van facturen is dat je moet bijhouden welke diensten je hebt verricht voor welke klant. En dan moet je natuurlijk niet vergeten om die facturen wekelijks of maandelijks te versturen. Als je dan ook nog eens naar een andere software moet overschakelen om je facturen te beheren, wordt het echt een dagtaak. Omdat veel van ons vrijwel de hele dag met WordPress bezig zijn, heeft men bedacht dat het wel erg handig zou zijn om facturen gewoon via het WordPress dashboard te versturen. En dat kan! Laten we eens kijken naar hoe dat precies in zijn werk gaat.

Facturen sturen vanuit je WordPress website

Er zijn verschillende plugins beschikbaar die het mogelijk maken om facturen via WordPress te versturen, waaronder Invoice King Pro, Sprout Invoices, en WP PRO Invoicing System. In dit artikel gaan we ons richten op het gebruiken van de WP-Invoice plugin, en leggen we stap voor stap uit hoe het werkt.

Hosting en Webhosting bij Combell

Stap 1

Download de WP-Invoice plugin en activeer het ZIP bestand. Je kunt de plugin ook installeren door op je dashboard naar de Plugins pagina te gaan en naar “WP-Invoice” te zoeken.

WP Invoice wordpress facturen sturen vanuit je website

Stap 2

Zodra je de plugin geactiveerd hebt, zie je aan de linkerkant van je dashboard het Invoice tabje verschijnen. Klik erop en navigeer naar Settings om te beginnen.

Stap 3

Op deze pagina kun je alle standaard instellingen bepalen, zoals bijvoorbeeld de naam van je bedrijf. Deze gegevens hoef je maar één keer in te voeren.

Je kiest ook waar op de pagina je de facturen wil zetten, en hoe je de betaling wilt regelen. Zo heb je de keuze uit betaling via PayPal en creditcard, maar ook 2Checkout en Stripe behoren tot de mogelijkheden.

Facturen sturen vanuit je WordPress website stap 3

Stap 4

Als je van plan bent om betalingen via creditcard te accepteren, dan moet je wat extra informatie invoeren. Hou er rekening mee dat je doorgaans te maken krijgt met extra verwerkingskosten.

Facturen sturen via een WordPress website stap 4

Stap 5

Het instellen van PayPal is een stuk simpeler. Vul de gevraagde gegevens in en klik op de Save All Settings knop.

Facturen sturen via een WordPress website stap 5

Stap 6

Zodra je de primaire zaken hebt ingesteld, kom je op de Add New pagina terecht. Hier kun je meteen een nieuwe factuur aanmaken.

Facturen sturen via een WordPress website stap 6

Stap 7

Begin met het intypen van het e-mailadres waar de factuur naar verzonden moet worden. Klik daarna op de Create New knop.

Facturen sturen via een WordPress website stap 7

Stap 8

De nieuwe factuur editor lijkt in veel opzichten op de WordPress editor die je gebruikt voor het aanmaken van blog posts en pagina’s. Maak een titel aan voor de factuur. Indien gewenst kun je ook een beschrijving meegeven.

Facturen sturen via een WordPress website stap 8

Stap 9

Als je vervolgens naar beneden scrollt kun je de werkzaamheden invoeren waarvoor je de factuur verstuurt, en de prijs en hoeveelheid aanpassen.

Facturen sturen via een WordPress website stap 9

Stap 10

Daaronder kun je de betalingsinstellingen aanpassen om te specificeren welke valuta je accepteert, en welke betalingsmethodes zijn toegestaan.

Facturen sturen via een WordPress website stap 10

Stap 11

In de rechter zijkolom vind je nog wat andere features die mogelijk interessant zijn, zoals Allow Partial Payment en Recurring Billing.

Facturen sturen via een WordPress website stap 11

Stap 12

Iets verder naar beneden in de rechter zijkolom kun je de gegevens van de betreffende cliënt invoeren, zoals het e-mailadres, de naam, het bedrijf, het telefoonnummer, enzovoorts.

Facturen sturen via een WordPress website stap 12

Stap 13

Klik op de Save knop om je factuur op te slaan. Let op, je factuur is nu nog niet verzonden. Er zijn verschillende manieren om de factuur naar je cliënt te sturen. Je kunt kiezen voor View Online, Enter Payment, en Send Notification.

Facturen sturen via een WordPress website stap 13

Stap 14

Kies je voor View Online, dan kun je de link kopiëren en naar je cliënt e-mailen. Hij kan de factuur dan online bekijken. Klikt hij vervolgens op de Process Payment knop, dan wordt hij automatisch doorverwezen naar PayPal of een andere betaalservice.

Facturen sturen via een WordPress website stap 14

Stap 15

Klik je op Send Notification, dan wordt er een e-mail via WordPress verstuurd om je cliënt er van op de hoogte te stellen dat de factuur klaar staat. Met deze manier hoef je niet je e-mail programma op te starten; je typt simpelweg het betreffende e-mail adres in en klikt op de Send Notification knop.

Facturen sturen via een WordPress website stap 15

Stap 16

Zodra een cliënt een betaling heeft verricht, wordt de betreffende factuur automatisch getagged als “Paid”. Hiervoor hoef je verder niets meer te doen. Wil je om wat voor reden dan ook handmatig betalingen invoeren, dan kan dat via Enter Payment.

Facturen sturen via een WordPress website stap 16

Stap 17

Zodra je eenmaal een paar facturen hebt verstuurd, kijk dan ook eens onder het Reports tabje in je WordPress dashboard. Hier staat een compleet overzicht van hoeveel betalingen je hebt uitstaan, hoeveel geld er al is binnengekomen, wie je meest waardevolle cliënten zijn, enzovoorts.

Tot slot

De WP-Invoice plugin is een fantastische oplossing om al je financiële zaken vanaf één plek te beheren. Zo behoudt je altijd het overzicht!

4 reacties op “Facturen sturen via een WordPress website”

  1. Albert Kuijper schreef:

    Ik heb een vraag, is het mogelijk dat cliënten via ideaal kunnen betalen??

    • Thijs Verhoeven schreef:

      Dag Albert, ik verwacht op dit moment helaas niet omdat de plugin niet van Nederlandse bodem is.
      Maar je kunt dit het beste even aan de plugin makers vragen, misschien weten zij hier een eenvoudige oplossing voor. Heel veel succes in ieder geval.

  2. lowy.cremers schreef:

    Ik moet uiterlijk 16 September 2016 betalen aan wordpress voor mijn site.Maar waar vind ik het account Nr of bankgegevens om een bedrag te voldoen aan WordPress??
    gaarne een berichtje terug

    • Thijs Verhoeven schreef:

      Dag Lowy,

      Ik denk dat je even naar wordpress.com moet gaan en je vraag daar moet stellen. Wij zijn wphandleiding.nl en vragen geen geld voor WordPress websites (wordpress is ook gratis te gebruiken – wordpress.org).

Geef een reactie