Eerder deze week schreven we al over het belang van een dagelijkse planning voor WordPress freelancers. Maar wat maakt nu een goede planning? Om je op weg te helpen hebben we een aantal planning tips voor je op een rijtje gezet. Hou hierbij in je achterhoofd dat wat voor de één goed werkt, niet per definitie ideaal is voor de ander. Het is dus ook een kwestie van een beetje experimenteren wat voor jou werkt, en wat aansluit bij je persoonlijke voorkeur en behoeften.
Planning tips voor WordPress freelancers
#1. Begin met een ochtendritueel
Of je nu om 7:00 of om 19:00 begint met werken, één van de beste planning tips is om te beginnen op een tijd die voor jou het beste werkt, en te proberen elke dag om dezelfde tijd te beginnen. Daarnaast is het goed om een ochtendritueel te hebben. Voor mij is dat de katten eten geven en rustig een bak koffie doen in de tuin. Daarna start ik mijn computer op en ga ik aan de slag. Door een eigen ochtendritueel te creëren kun je je lichaam en je geest trainen om te weten wanneer het tijd is om te werken. En zelfs als je ’s avonds werkt, is het goed om een vaste routine te hebben voor je aan het werk gaat. Op die manier wordt het ook steeds makkelijker om aan de slag te gaan.
#2. Plan tijd in voor je e-mails
E-mails stromen meestal de hele dag door binnen, en kunnen veel afleiding en stress veroorzaken. Eén van de belangrijkste planning tips voor WordPress freelancers is om elke dag maximaal 1 uurtje in te plannen om al je nieuwe e-mails door te lezen, mailtjes te beantwoorden en e-mails in corresponderende mappen te plaatsen. Ik heb bijvoorbeeld voor elke opdrachtgever een aparte e-mailmap aangemaakt, zodat ik makkelijker dingen kan terugvinden. Ik zet inkomende mails echter pas in de juiste map zodra ik ze heb afgehandeld, zodat ik niets over het hoofd zie. En zodra ik klaar ben met e-mails afhandelen, sluit ik mijn mailprogramma weer af. Op die manier zorg ik dat ik tijdens mijn ‘productiewerk’ niet wordt afgeleid.
#3. Zoek een betrouwbare taakmanager
Er zijn verschillende taakmanager software programma’s, en ook hierbij geldt dat het vaak een kwestie van uitproberen voor je er één vindt die perfect aansluit bij je manier van werken. Je kunt gaan voor simpele agenda notificaties, checklists, Kanban boards, taakmanagers zoals Centrallo, Todoist of Pintask, een time management plugin zoals WP Project Manager Pro of software die speciaal is ontwikkeld voor het samenwerken met anderen. Wat je ook kiest, zorg dat je alles erin ziet en de boel dagelijks bijwerkt.
#4. Plan logisch
De sleutel tot een goede planning draait niet alleen om een planning maken en je daaraan houden; je moet je taken op een vanzelfsprekende manier zien te tackelen. Om een voorbeeld te geven: ik ben ’s ochtends vroeg altijd het meest alert. Daarom plan ik de moeilijkste taken en de taken die de meeste energie kosten, altijd als eerste in. Natuurlijk moet je ook rekening houden met prioriteiten. Als ik 3 opdrachten heb liggen waarvan er één aan het einde van de dag klaar moet zijn, dan pak ik die ene als eerste op. Ook als ik eigenlijk veel meer zin heb om één van die andere 2 opdrachten te doen. Dat voorkomt dat ik aan het einde van de dag in de knoop kom.
#5. Vergeet geen pauzes in te plannen
Je plant taken en e-mailtijd in, maar er moeten ook pauzes in je planning staan, bij voorkeur elke dag rond dezelfde tijdstippen. Hoe vaak en hoe lang je pauze nodig hebt is natuurlijk helemaal aan jezelf. De één vindt het prettig om met de Pomodoro techniek te werken (korte, 25-minuten durende ‘sessies’ en dan een kleine pauze), de ander werkt liever 2 uur onafgebroken door voor hij een pauze neemt. Het is slim om in het begin een timer te gebruiken, zodat je gevoel krijgt voor je natuurlijke ‘eb en vloed.’
#6. Minimaliseer afleidingen
In de tijd dat je daadwerkelijk aan het werk bent, is het goed om alle niet-essentiële afleidingen zoals sociale media af te sluiten. Dit is ook één van de belangrijkste planning tips voor WordPress freelancers. Misschien vind je het moeilijk om je smartphone op stil te zetten. Maar wees vooral niet bang om je familie en vrienden naar voicemail te laten gaan. Mijn ervaring is dat veel mensen denken dat ze me altijd maar kunnen storen omdat ik ‘toch maar thuis werk.’ Maar ik heb wel focus nodig, en als ik altijd maar bereikbaar moet zijn dan kom ik helemaal nergens aan toe. Werk is werk, en het feit dat ik niet op een kantoor zit verandert daar niets aan. Als je niet de zelfdiscipline hebt om je Facebook dicht te houden, probeer dan eens een distraction blocking app zoals Freedom of Self-Control.
#7. Voer een ‘harde stop’ in
Ik ben een workaholic, en ik heb veel plezier in mijn werk. Dus als er op het laatste moment nog even iets moet worden aangepast of er een spoedklusje binnenkomt, dan pak ik dat het liefst gewoon nog even mee. Maar als er elke dag zoiets gebeurt, dan heb ik helemaal geen tijd meer om te ontspannen. Daarom heb ik een ‘harde stop’ ingevoerd; ik werk in principe tot 19:00, met een uitloop tot maximaal 20:00. En dan gaat de computer echt uit, ongeacht de hoeveelheid werk of e-mails die ik nog heb liggen. Zo’n harde stop is puur om jezelf te beschermen, want als thuiswerkende WordPress freelancer is er niemand die tegen je zegt dat het tijd is om er een einde aan te breien.
